Xây dựng đội nhóm làm việc | Các giai đoạn và yếu tố then chốt

Định nghĩa xây dựng đội nhóm làm việc

Xây dựng đội nhóm làm việc bao gồm việc tập hợp các chuyên gia có kỹ năng khác nhau nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. Các đội nhóm thường có từ 2 đến 10 người. Một nhóm làm việc có mục tiêu chung và để đạt được mục tiêu đó, họ chia sẻ nhận thức, ý tưởng và quan điểm, làm việc cộng tác, hợp tác và giúp đỡ lẫn nhau, giải quyết bất đồng và quan trọng nhất là điều này không tự nhiên xảy ra mà phải được xây dựng dần dần. Việc xây dựng đội nhóm nhằm tăng tốc, hoàn thiện và hoàn chỉnh quá trình này. Dù là nhóm nhỏ, nhưng cần có những người có năng lực chuyên môn và phẩm chất cá nhân đa dạng để bổ sung cho nhau và hoàn thành nhiệm vụ.

Sáu loại nhóm làm việc

Nhóm không chính thức

Được hình thành một cách tự nhiên với mục đích xã hội. Các thành viên được kết nối bởi sự quan tâm chung đến các vấn đề như điều kiện làm việc. Việc lãnh đạo và hình thành các nhóm này thường diễn ra một cách hữu cơ, không có sự điều phối từ tổ chức.

Nhóm làm việc truyền thống

Việc hình thành các nhóm này dựa trên các chức năng và nhiệm vụ liên quan. Đó là các phòng ban hoặc lĩnh vực của công ty làm việc vì một mục tiêu chung. Việc thành lập và xác định vai trò lãnh đạo thường được tổ chức kiểm soát dựa trên đánh giá mục tiêu và lợi ích mà công ty đã hoạch định.

Nhóm giải quyết vấn đề

Các nhóm này phát sinh từ những vấn đề không thể giải quyết theo cách truyền thống hoặc trong khuôn khổ tổ chức. Do nguồn gốc của chúng, các nhóm này thường bao gồm những nhân viên đến từ các bộ phận khác nhau để tìm ra giải pháp cụ thể.

Nhóm lãnh đạo

Các nhóm này bao gồm ban quản lý chịu trách nhiệm về một nhóm làm việc. Dựa trên quản lý theo mục tiêu. Nó liên quan đến việc lãnh đạo một nhóm để thực hiện một dự án, phát triển sản phẩm, chiến lược, thương mại hóa hoặc định hướng thương hiệu.

Nhóm tự quản

Các nhóm này nhận được mục tiêu hoặc nhiệm vụ khác nhau từ tổ chức và sẽ tự chủ thực hiện. Không có cấu trúc thứ bậc trong nhóm và trong nhiều trường hợp cũng không có vai trò lãnh đạo định sẵn. Việc thành lập linh hoạt.

Nhóm làm việc ảo

Các nhóm làm việc ảo đã phát triển khi công nghệ cho phép các lựa chọn việc làm mới. Thông qua các nền tảng khác nhau, các công ty thành lập các nhóm giao tiếp và thực hiện các hoạt động công việc qua Internet. Nhiều công ty đã bắt đầu triển khai làm việc từ xa.

Các giai đoạn xây dựng đội nhóm

Hình thành đội nhóm

Ban đầu, trong quá trình phát triển đội nhóm, điều cần thiết là thúc đẩy sự đa dạng, hòa nhập và các thành viên được chọn phải hiểu rõ mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Khi xây dựng đội nhóm, có thể có những thắc mắc về nhu cầu và cấu trúc tổ chức cần có.

Bão tố hoặc xung đột

Khi các nhóm làm việc tiến triển, sẽ nảy sinh các câu hỏi về động lực làm việc, hệ thống thứ bậc, phân chia trách nhiệm và vai trò lãnh đạo. Giai đoạn này rất quan trọng đối với tổ chức, cần củng cố đội nhóm để tránh xung đột công việc và tranh giành quyền lực. Để phát hiện bầu không khí trong mỗi đội nhóm, tổ chức có thể thực hiện khảo sát nhân viên, từ đó dễ dàng nắm bắt tình trạng của từng nhân viên và nhu cầu của họ, cũng như các điểm mạnh và yếu của nhóm: thành viên nào quan trọng, điều gì cần thay đổi, vai trò lãnh đạo có phù hợp không, liệu thành viên khác có thể làm tốt hơn một nhiệm vụ nào đó không.

Chuẩn hóa

Từ bước trước, các quy tắc, chuẩn mực và cấu trúc công việc được thiết lập để điều hành đội nhóm. Nhờ đó, đội nhóm có thể bắt đầu tiến triển trong các nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.

Hiệu suất

Khi lộ trình được thiết lập, các chức năng và nhiệm vụ được phân công cho từng thành viên, động lực làm việc bắt đầu. Khi quá trình phát triển nhóm diễn ra tốt, các mục tiêu sẽ đạt được dần dần và trong trường hợp tốt nhất là với thời gian giao hàng ngắn hơn dự kiến.

Khuyến khích ý tưởng mới

Sau khi động lực làm việc bắt đầu, nên tìm kiếm các chiến lược để nhân viên cảm thấy có động lực chia sẻ ý tưởng và tìm kiếm cách tiếp cận mới. Tổ chức cũng được hưởng lợi từ những quan điểm có thể đổi mới.

Cộng tác

Là một phần của cam kết hội nhập, nên khuyến khích sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Điều này không chỉ mang lại hiệu suất tốt hơn mà còn thúc đẩy xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, cũng như đạt được những ý tưởng và đề xuất công việc hấp dẫn.

Thúc đẩy phát triển

Đào tạo nhân viên là chìa khóa để họ học các kỹ thuật và quy trình mới giúp cải thiện đội nhóm. Càng có nhiều kiến thức, càng có nhiều khả năng đạt được mục tiêu và hoạt động tối ưu.

Linh hoạt và phản hồi

Là một nhóm mới, sẽ có những nghi ngờ và lo lắng có thể giảm bớt thông qua sự linh hoạt và phản hồi. Điều này tạo ra sự tin tưởng và an toàn cho nhân viên.

Tan rã đội nhóm

Đây là một trong những rủi ro, đặc biệt khi đội nhóm sắp đạt được mục tiêu. Mất tập trung, mất trọng tâm và ảnh hưởng đến hiệu suất. Nhận biết và ngăn chặn điều này là chìa khóa để nhóm đạt được tất cả các mục tiêu đề ra.

Các yếu tố then chốt để xây dựng đội nhóm

Công nhận và chấp nhận mục tiêu chung

Các nhóm làm việc cũng hoạt động dựa trên động lực. Để thúc đẩy động lực, nên đánh giá rằng các thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu đã đề ra, hiểu giá trị của chúng và cam kết thực hiện.

Ra quyết định

Trong quá trình xây dựng đội nhóm, các thứ bậc thường được pha trộn. Tùy thuộc vào loại nhóm, có thể có nhiều hoặc ít người chịu trách nhiệm. Điều quan trọng là nhóm có thể ra quyết định thông qua sự đồng thuận, đạt được thỏa thuận thông qua đối thoại.

Quan tâm đến làm việc nhóm

Để biết nhóm hoạt động thế nào, nên thực hiện đánh giá hiệu suất để cập nhật xem các thành viên trong nhóm có hoạt động tốt nhất có thể hay không.

Môi trường tổ chức

Khi nhóm làm việc cảm thấy thoải mái trong tổ chức và tổ chức khuyến khích sự tham gia của họ, các động lực tích cực cho sự phát triển kinh doanh sẽ được tạo ra. Chăm sóc các mối quan hệ công việc, có được nhân viên hạnh phúc, giám sát khối lượng công việc hoặc tránh sự nhàm chán trong công việc là những yếu tố góp phần tạo ra môi trường tổ chức phù hợp. Nếu công ty có thắc mắc về cách nhóm làm việc vận hành, nên tìm hiểu ý kiến của nhân viên thông qua hệ thống khảo sát đảm bảo quyền riêng tư thông tin.

Điều kiện làm việc phù hợp

Mặc dù mỗi tổ chức có các quy tắc và phương pháp làm việc cụ thể, nhưng khi xây dựng đội nhóm, nên linh hoạt, cung cấp một số lợi ích hoặc điều kiện làm việc thuận lợi để mọi người có động lực và nỗ lực đạt được mục tiêu.

Tầm quan trọng của lãnh đạo trong xây dựng đội nhóm hiệu quả

Việc xây dựng đội nhóm ảnh hưởng đến từng cá nhân và toàn nhóm trong tổ chức. Những nhân viên tham gia vào các quy trình này, khi được phát triển đúng cách và nhìn vào sự lãnh đạo của người phụ trách, sẽ ghi nhận sự cải thiện trong năng lực của họ, có thể thể hiện kỹ năng chuyên môn và phát huy chúng trong một môi trường dựa trên những kỹ năng đó để tiến lên. Người lãnh đạo của một đội nhóm đóng vai trò là người dẫn đường, ngọn hải đăng trong những tình huống khó khăn nhất hoặc khi việc ra quyết định cần một nhân vật có kinh nghiệm và thẩm quyền để hành động phù hợp. Quản lý phát triển cá nhân làm phong phú thêm động lực nhóm, với những người bổ sung cho nhau, cam kết tìm kiếm nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Sự hòa nhập và học hỏi liên tục giữa các thành viên trong nhóm và sự chỉ đạo của người lãnh đạo tác động tích cực đến hiệu suất công việc và lợi ích mà tổ chức thu được từ đó. Nhờ vậy, công ty sẽ tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người giúp đỡ và đào tạo lẫn nhau; một đội nhóm nơi họ có thể trình bày ý tưởng và thậm chí học hỏi thông qua sự lãnh đạo của một nhân vật nào đó hoặc sự lãnh đạo nổi lên trong những thời điểm cụ thể. Năng suất của công ty được hưởng lợi từ điều này, đạt được kết quả tốt hơn và củng cố các mối quan hệ hướng tới tương lai.