Scheduling a Meeting: Vocabulary and Sample Sentences

1. Sample Sentences for Proposing a Meeting

• I'd like to schedule a meeting to discuss the upcoming project. (Tôi muốn lên lịch cuộc họp để thảo luận về dự án sắp tới.)
• Could we set up a meeting to go over the budget for the next quarter ? (Chúng ta có thể sắp xếp một buổi họp để xem xét về ngân sách cho quý tiếp theo không ?)

2. Sample Sentences for Proposing Date and Time

• Are you available on Tuesday at 10 AM ? (Bạn có thể tham gia cuộc họp vào thứ 3 lúc 10 giờ sáng không ?)
• How is next Tuesday for you ?(Thứ 3 tuần sau bạn thấy thế nào ?)

3. Sample Sentences for Confirming the Other Person's Schedule

• Does it work for you ? (Nó có thuận tiện với bạn không ?)
• Could you please check your calendar and let me know when you're available for a meeting ?(Bạn có thể kiểm tra lịch của mình và cho tôi biết khi nào bạn có thể tham gia cuộc họp không ?)

4. Sample Sentences for Rescheduling

• I'm afraid I need to reschedule our meeting due to a conflicting appointment.(Tôi e là tôi cần phải sắp xếp lại cuộc họp của chúng ta do có một cuộc họp khác trùng lịch.)
• I’m afraid I can’t meet on the 1st of May.(Tôi e rằng tôi không thể gặp vào ngày 1 tháng 5.)

5. Sample Sentences for Discussing the Meeting Agenda

• Here's the proposed agenda for our meeting. Do you have any items to add ? (Dưới đây là chương trình cuộc họp đề xuất. Bạn có mục nào muốn thêm vào không?)
• Let's make sure to include the project updates and budget discussion on the meeting agenda. (Hãy đảm bảo bao gồm cập nhật về dự án và thảo luận về ngân sách trong chương trình họp.)

1. Dialogue 1

Liesel: Hello. How can I help you ?

(Xin chào. Tôi có thể giúp gì cho bạn ?)

Amit: Hello. I’m calling for Mr. Johnson.

(Xin chào. Tôi muốn nói chuyện với ông Johnson.)

Liesel: Ah yes. I was expecting your call. I’m Mr. Johnson’s secretary.

(Vâng. Tôi đang chờ cuộc gọi từ anh. Tôi là thư ký của ông Johnson.)

Amit: I’m sorry. I didn’t get your name.

(Tôi xin lỗi. Tôi chưa biết tên của cô.)

Liesel: My name is Liesel and you must be Amit, aren’t you ?

(Tên của tôi là Liesel và bạn có phải là Amit ?)

Amit: Yes. You have a very good memory.

(Đúng vậy. Bạn có một trí nhớ thật tốt.)

Liesel: Well Amit, Mr. Johnson would like to schedule a meeting with Mr. Smith.

(Vâng thưa anh Amit, ông Johnson muốn lên lịch họp với ông Smith.)

Amit: Okay. When and where ?

(Được rồi. Khi nào và ở đâu ?)

Liesel: Next Monday at your office.

(Thứ 2 tuần sau tại văn phòng của các anh.)

Amit: Now, what time would he be free ?

(Ông ấy rảnh lúc mấy giờ ?)

Liesel: 10 a.m

(10 giờ sáng.)

Amit: All right. Let me check Mr. Smith’s schedule first.

(Được rồi. Để tôi kiểm tra lịch trình làm việc của ông Smith trước.)

Liesel: Okay.

(Vâng.)

Amit: 10 a.m would be fine.

(10 giờ sáng có vẻ ổn đấy.)

Liesel: Thank you. See you next Monday.

(Cảm ơn. Hẹn gặp lại anh vào thứ 2 tuần sau.)

2. Dialogue 2

Alice: Hi John. I've been reviewing our current project progress. It's becoming clear that it's time for us to schedule a team meeting to prepare for our next steps and ensure everything runs on the right path.

( Xin chào John. Tôi đã xem xét tiến trình dự án hiện tại của chúng ta. Có vẻ như đã đến lúc chúng ta lên lịch một cuộc họp nhóm để chuẩn bị cho các bước tiếp theo của chúng ta và đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng.)

John: Hello Alice. I've noticed that too. A team meeting sounds like a great idea. When are you thinking of scheduling it?

(Xin chào Alice. Tôi cũng đã thấy vậy. Cuộc họp nhóm nghe có vẻ là một ý tưởng tốt. Bạn nghĩ đến việc lên lịch vào thời điểm nào chưa ?)

Alice: I've taken a look at everyone's calendars, and it seems that next Thursday would be a suitable day for all of us. How does that date work for you ?

(Tôi đã xem xét lịch của mọi người và có vẻ như thứ Năm tuần tới sẽ phù hợp cho tất cả chúng ta. Ngày đó phù hợp với bạn không ?)

John: Great. .I’m available next Thursday. What time do you think it should start?

(Thật tuyệt. Tôi rảnh vào thứ 5 tuần sau. Bạn nghĩ nên bắt đầu lúc mấy giờ ?)

Alice: I was thinking of starting the meeting at 10 AM. Does that time slot fit into your schedule?

(Tôi nghĩ rằng bắt đầu cuộc họp lúc 10 giờ sáng sẽ thích hợp. Thời gian đó có phù hợp với lịch của bạn không ?)

John: 10 AM on Thursday sounds good. Let's go ahead and lock that in.

(10 giờ sáng vào thứ Năm nghe có vẻ ổn. Chúng ta hãy lên lịch ngay.)

Alice: Excellent! I'll go ahead and send out a calendar invite to the entire relevant members, and I'll plan a detailed meeting agenda as well.

(Tuyệt vời! Tôi sẽ gửi mời lịch cho toàn bộ các thành viên liên quan và tôi sẽ lên kế hoạch chương trình chi tiết của cuộc họp.)

John: Thank Alice. Speaking of the agenda, is there anything specific you'd like to cover during the meeting ?

(Cảm ơn Alice. Nói về chương trình cuộc họp, bạn có muốn thảo luận điều gì cụ thể trong cuộc họp không ?)

Alice: Absolutely. I think we should review the project timeline, allocate responsibilities, and discuss potential challenges carefully. We have to ensure we have a clear understanding of our project objectives. I made a list of these issues we need to debate in the agenda. However, if you have any additional points or suggestions for discussion, please feel free to share them.

(Chắc chắn rồi. Tôi nghĩ chúng ta nên xem xét lịch trình dự án, phân chia trách nhiệm và thảo luận về các thách thức tiềm năng một cách kỹ lưỡng. Chúng ta phải đảm bảo rằng chúng ta hiểu rõ mục tiêu dự án của mình. Tôi đã lên danh sách những vấn đề chúng ta cần thảo luận trong chương trình buổi họp. Tuy nhiên, nếu bạn có bất kỳ điểm hoặc ý kiến ​​bổ sung nào cho cuộc họp, xin vui lòng chia sẻ.)

John: The issues you listed in the list seem complete. I'll definitely think about it and get back to you with any additional points I believe should be on the agenda.

(Những vấn đề bạn liệt kê trong danh sách có vẻ đầy đủ. Tôi sẽ chắc chắn xem xét và sẽ trả lời bạn về bất kỳ điểm bổ sung nào mà tôi nghĩ nên bàn luận.)

Alice: Okay, John. As soon as I receive your suggestions, I'll incorporate them into the agenda and distribute it to the team well in advance of the meeting. I'm looking forward to a productive discussion when we meet next Thursday.

(Tôi hiểu rồi, John. Ngay khi tôi nhận được ý kiến ​​của bạn, tôi sẽ tích hợp chúng vào chương trình và phân phát nó cho toàn đội làm việc trước cuộc họp. Tôi trông chờ một cuộc thảo luận hiệu quả và đầy kiến thức khi chúng ta gặp nhau vào thứ Năm tuần tới.)

John: Thank you for taking the lead on this. It's a crucial step in ensuring our project's success and maintaining effective communication within the team.

( Cảm ơn bạn đã đảm nhiệm vai trò chủ đạo trong việc này. Điều này quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án và duy trì sự giao tiếp hiệu quả trong đội làm việc.)

Alice: You're very welcome, John. If you or any team member has any questions or concerns before the meeting, please don't hesitate to reach out. See you next Thursday!

(Không có gì, John. Nếu bạn hoặc bất kỳ thành viên nào trong đội có câu hỏi hoặc lo ngại nào trước cuộc họp, xin vui lòng liên hệ. Hẹn gặp bạn vào thứ Năm tuần tới.)

John: Absolutely, Alice. Looking forward to it. Have a great day!

(Tất nhiên, Alice. Mong chờ đó. Chúc bạn một ngày tốt lành.)

REGISTER FOR ENGLISH COURSES

• One-on-one ONLINE English communication course
• English communication course specifically for working people
• ONLINE GROUP communication course
• Free English proficiency test
• Register to receive English learning materials