Thư Ký Công Trình

Mô tả công việc

1. Công tác hành chính – văn thư

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu của Ban Chỉ huy công trình.

• Soạn thảo, phát hành và theo dõi các công văn, thông báo, quyết định, biên bản theo yêu cầu.

• Quản lý công văn đi – đến, hồ sơ nhân sự, hồ sơ hành chính tại công trường.

• Thực hiện công tác chấm công, tổng hợp ngày công và theo dõi nhân sự công trường.

2. Công tác hỗ trợ Ban Chỉ huy

• Hỗ trợ Chỉ huy trưởng/Chỉ huy phó trong công tác điều phối, tổng hợp thông tin và báo cáo.

• Ghi nhận, lập biên bản các cuộc họp giao ban, họp nội bộ và họp với các bên liên quan.

• Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc được giao, nhắc nhở các bộ phận cập nhật báo cáo.

• Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động của công trường.

3. Công tác quản lý hồ sơ

• Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ quản lý chất lượng, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu liên quan.

• Phối hợp với các bộ phận Kỹ thuật, QA/QC, QS, An toàn và các phòng ban liên quan trong việc luân chuyển, cập nhật hồ sơ.

• Kiểm soát việc phát hành, tiếp nhận và lưu trữ tài liệu theo quy định của dự án.

4. Công tác hậu cần – hành chính công trường

• Theo dõi và đề xuất cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị, vật tư hành chính.

• Hỗ trợ công tác tiếp đón khách, đối tác và các đơn vị đến làm việc tại công trường.

• Thực hiện các công việc hành chính khác theo phân công của Ban Chỉ huy công trình.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Văn thư, Kế toán hoặc các ngành liên quan.

• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký công trình hoặc Hành chính công trường.

• Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Word và Excel.

• Có kỹ năng soạn thảo văn bản, tổng hợp báo cáo và quản lý hồ sơ.

• Cẩn thận, chủ động, có tinh thần trách nhiệm và khả năng phối hợp tốt.

• Có thể làm việc tại công trường theo sự phân công.